人類社會形成伊始，就有各種類型的會議、展覽及活動的模式產生，而舉辦會展并非是一個獨立的過程，而是綜合各種主客觀因素，統籌辦理的管理科學和技術。會展活動要能成功舉辦，尤其需要了解“溝通”的本質。

　　一場合展活動正要開鑼，你要參加嗎?

　　你正坐在舒適的椅子上，桌上的論文集散在一旁，臺上的講師正在賣力地說明新的營銷理念，Power—Point的投影不時閃動，幾個外國人士拿著同聲傳譯耳機，正在輕聲交談……(場景一)

　　宣傳單斜擱在展示架上，對照著禮儀小姐手中的名片及折頁。展臺上的投影儀有規律地打出生動的產品照片。旁邊的小圓桌旁坐著三個英語不甚流利的西班牙買家，正在討論新模具的價格。隔壁展臺的青春舞者，隨著節奏的音樂舞動著，吸引著匆忙走過的參觀群眾……(場景二)

　　這些場景可能出現在四川九寨溝會展中心，也可能在昆明天恒酒店的會議室;可能出現在德國萊比錫會展小心內.也可能在美國紐約華爾迢大酒店。這些場景你可能見過，甚至可能是場景中的主角。這些正是世界各地數百萬場次會展活動的寫照。

　　是的，你所知的會議、展覽及活動早己成為人類每天生活的一部分，也是人們用來溝通的重要方式。人類社會形成伊始，就有各種類型的會議、展覽及活動的模式產生，不論是為了突顯科學研究的成果、接受新知識、解決雙方問題、聯誼交流、協調談判、史換意見、擴大市場份額、宣傳建立形象、教育培圳或是提升地位，也不論是用什么樣的名稱(如研討會、博覽會、展示會、聯誼餐會、新聞發布會、論壇峰會、學術講座會、奧運會、談判協商會、藝術文化節慶)，也不論會展范圍是地方性、區域性、全同性、國際性或世界性，更不論是何種產業(如醫學、科技、工業、農業、商業或服務業等)或跨專業(如環保與經濟發展、農業與歷史等)，或是何種類型專業(如網絡湖版、地方藝術或兒科心臟學竿)。這些會展活動的召開舉辦，都主要以“溝通”為目的，這一直是人類文流的基本需求，更是建立彼此認知了解的“橋梁”或“平臺”的重要方式。

　　會展活動就是因為扮演著相互交流、影響及認知的功能，所以存它的諸多形成因素中，有五個特別關鍵的重點，我們不能忽視，那就是：
　　(1)團體(發起者)，即具有明確目標及資金的團體：公司、政府、社團、組織等。
　　(2)公眾(參與者)，即有某種期望或需求的參加入土.
　　(3)主辦人(組織者)，即提供開展這些會展活功所需的專業、支援及信息的主要實踐者。
　　(4)協調入(支援者)，提供各項會展活動的周邊需求及服務的技術。
　　(5)舉辦做法(時程、場地)，協調會展活動的舉辦召開時間、地點、所需器材環境及傳日內容的全套做法。

首創展臺設計效果圖

　　從這五項會展活動召開關鍵因素看，舉辦會展并非是一個獨立的過程，而是綜合各種主客觀因素，統籌辦理的管理科學和技術。例如，會展內容就與舉辦方式和地點有很大的關聯。一個研究海洋生物的學術研討會，基本上個會選在撒哈拉沙漠中的酒店召開廣場紀念性質的展覽，如果放在休閑度假村舉辦，其意義就不是很大。又如，一場生態旅游的嶺會，肯定會安排參觀生態保護規劃完整的景點節目，但絕不會安排負翅盛宴或是贈送珊瑚項鏈當做大會禮物。

　　會展活動要能成功舉辦，尤其需要了解“溝通”的本質：參與者希望得到什么效果?場地選擇該重視什么?是否考慮要分組討論?展覽得如何統籌才有好的效果?
　　這些需要發起者、參與者、組織者、支援者以及舉辦做法諸要素之間有很好的溝通，以尋求圓滿成功。